CHAPITRE 3 : L’ENTREPRISE ET L’INFORMATION
I. L’information dans l’entreprise
L’info c’est tout ce qui fait augmenter la connaissance. C’est ce qui réduit l’incertitude. C’est ce qui permet de mieux connaître l’environnement.
1. Les différentes formes de l’information
Il y a les formes « anciennes » de l’info :
- écrite : concerne les lettres, notes de services, livret d’utilisation des machines.
- Orale : Assemblée Générale, comité de direction.
Il y a les formes modernes, qui utilisent le son et l’image (ex : utilisation de films d’E, casettes vidéo…). Aujourd’hui, on utilise les moyens multimédias.
2. Les qualités de l’information
L’information doit présenter un certains nombres de qualités :
- pertinente : elle doit répondre à l’attente de celui qui la recherche.
- Fiable : elle doit être vraie, précise et à jour.
- Disponible rapidement.
- Coût raisonnable.
3. Le rôle de l’information
L’info joue différents rôles :
- A la base de la décision
- Est un facteur d’efficacité pour l’E
- Facteur de motivation pour les salariés.
- L’info est une source de pouvoir. Certains ont l’info, d’autres ne les ont pas.
II. La gestion des informations
1. La collecte de l’information
a) information interne : information qui provient de l’organisation de l’E. Il s’agit de rapports faits par certains salariés (ex : étude de marché ), fichiers de l’E (clients, fournisseurs), les notes de services, lecture de la presse spécialisée.
A partir de ces infos, l’E constitue un stock d’infos. Aujourd’hui il est possible de créer des bases de données.
b) information externe : provient de l’environnement proche de l’E (clients, banques, fournisseurs, organismes personnels), il faut savoir faire parler les clients.
Provient de l’environnement lointain, connaissances d’info économiques (données macro éco), évolution du droit, évolution des techniques (consultation internet).
2. Le traitement de l’information
Concerne plusieurs aspects :
- info doit être triée (conservée et jetée)
- on doit la classer, selon différents critères
- transformée
- certaines informations doivent être détruites.
3. La diffusion de l’information
Elle nécessite de résoudre certains problèmes :
- Techniques, décisions informatique
- Politique, problème de choix, à qui diffuse t-on l’info ?
4. Le stockage de l’information
L’information est parfois volumineuse, il faut utiliser les moyens les plus appropriés pour la stocker. Aujourd’hui les moyens magnétiques ou numériques.
III. La veille informationnelle
1. Définition
La veille est une attitude d’écoute de l’E vers son environnement mais aussi vers ce qui se passe à l’intérieur de l’E…
a) pourquoi veiller : il y a plusieurs raisons :
- évolution technologiques
- environnement est incertain
- l’E doit pas être dépassée par ses concurrents
- facteur de motivation pour les salariés et ils doivent s’adapter.
b) que faut-il observer : certains indicateurs :
- le CA de ses concurrents
- le nombre de brevets déposés par les concurrents.
L’E doit faire une sélection entre tous les indicateurs. L’E doit être observée dans tous les sens, sans objectifs, elle doit saisir de nouveaux courants.
c) qui doit veiller : tout le monde dans l’E, chaque salarié doit se sentir concerné car cela conditionne l’avenir de l’E. Il y a un problème à ce niveau la, parce que les salariés n’ont pas toujours les réflexe de faire remonter l’information vers les décisions.
Cela peut être des personnes ou service spécialisés. Cela concerne les grandes E qui ont les moyens de mettre en place plusieurs services.
2. Les différentes formes de veille
On distingue traditionnellement 3 formes
a) technologique : forme la plus ancienne. C’est le 1er critère de réussite d’un produit sur le marché. Les informations technologiques disponibles sont extrêmement nombreuses. Il y a même un excès d’information (il faut faire une sélection).
b) Commerciale : l’E surveille et s’informe sur les choix commerciaux de ses concurrents mais aussi sur les grandes tendances des marchés. La collecte d’information porte tout d’abord sur les nouveaux produits concurrents. Porte sur l’organisation de la force de vente, détection des futures actions commerciales.
Les objectifs commerciaux de vos concurrents, connaître les calendriers des concurrents (beaucoup éléments à surveiller). Ce sont surtout les vendeurs de l’E qui sont les meilleurs veilleurs car ils sont en contact avec des clients. Les clients sont en réalité des intermédiaires pour vous informer.
c) veille sociale : la forme la plus récente. L’E a pour objectif de maintenir la paix sociale dans l’E (pas grève, démission…).
Le tableau des rémunérations, pyramide des âges du personnel les questionnaires réalisés par l’E. Il existe d’autres outils. Nous avons des outils qualitatifs :
- entretiens annuel
- enquêtes confidentielles
La veille sociale se passe essentiellement à l’intérieur de l’E.
